El Hospital Universitario San Pedro va a digitalizar 19 millones de documentos que actualmente se localizan en tres archivos de historias clínicas; tres de ellos, en el Hospital y otro, en el Centro de Salud y Especialidades de Haro, que pasarán a formar parte de las historias clínicas electrónicas de los usuarios, proyecto que se prevé cofinanciar por la Unión Europea, Programa FEDER La Rioja 2021-2027, por 1,4 millones de euros.

La consejera de Salud, María Martín, acompañada por el gerente del SERIS, Luis Ángel González, y Eloísa Ibáñez, médico responsable de Archivo y Documentación Clínica, ha verificado el inicio de la extracción de los documentos del Archivo del Hospital, y ha señalado que la digitalización de documentos “agiliza la búsqueda y recuperación de información; en lugar, de perder tiempo buscando documentos e imágenes en archivadores físicos, los profesionales pueden localizarlos fácilmente mediante un sistema de búsqueda en el ordenador o en línea. Se traduce en una mayor eficiencia”

Los objetivos de este proyecto son, por una parte, disponer de la información de las Historias Clínicas actuales activas en formato digital, con todo el contenido de pruebas y exploraciones de la historia, y su disponibilidad en la Historia Clínica Electrónica del Servicio Riojano de Salud, así como garantizar el acceso inmediato a la historia del paciente ante cualquier circunstancia que motive su presencia en el hospital, en suma, la finalidad es conseguir una historia clínica única y completa, que permita al profesional sanitario un acceso rápido a todos los datos recogidos en la misma.

Por su parte Ibáñez ha destacado que la pasada semana comenzó el trabajo de extracción y de traslado de documentos, exploraciones (placas) y de otros impresos utilizados en soporte papel por parte de la empresa adjudicataria, por procedimiento abierto, en contrato reservado a empresas de empleo protegido e iniciativa social. Se estima que en un plazo de cinco años finalice este trabajo de digitalización.

Básicamente, la digitalización de documentos es un proceso fundamental que implica convertir información física en un formato digital. Esto se logra mediante el escaneo de documentos impresos o cualquier otro soporte físico, transformándolos en archivos digitales que pueden almacenarse en dispositivos electrónicos, servidores locales o incluso en la nube. La información digitalizada se presenta en formatos que van desde imágenes simples hasta documentos de texto totalmente editables.

Además, este proceso va más allá de simplemente escanear documentos; implica una gestión completa de los archivos, incluyendo su organización y custodia. La información en formato digital se vuelve mucho más fácil de preservar, acceder y compartir.

Servicio de Archivos y Documentación Clínica
Los servicios de Archivos y Documentación Clínica son fundamentales para el funcionamiento de los hospitales, asegurando una información actualizada, organizada y accesible para pacientes, profesionales y organismos relevantes, así como la protección y confidencialidad de los datos del paciente. Sin estos servicios, tareas importantes como la identificación del paciente, la codificación de los diagnósticos, la garantía de algunos derechos ciudadanos, la gestión de la asistencia y la gestión de los centros, no serían posibles.

Los servicios de Archivos y Documentación Clínica cada vez gestionan mayor cantidad de datos y documentos de información clínica y asistencial, y se hace imprescindible la intervención de los profesionales en tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC), para poder abordar con eficiencia y eficacia las funciones de estos Servicios.